E-Rechnung automatisieren: So sind Firmen vor der Pflicht ab 2027 startklar

Ab dem 1. Januar 2027 ist für viele Firmen Schluss mit Papier und einfachen PDF-Rechnungen an Geschäftskunden: Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss dann E-Rechnungen ausstellen (Quelle: IHK Region Stuttgart). Wer Rechnungen heute noch abtippt, sollte die Gelegenheit nutzen und die E-Rechnung automatisieren, vom Angebot bis zur Buchhaltung. Das gilt für den Elektrobetrieb in Hanau genauso wie für den Großhändler in Frankfurt oder den Dienstleister in Offenbach.

Viele Betriebe sind noch nicht so weit: Laut einer Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks unter knapp 2.000 Betrieben stellte Anfang 2026 nur gut ein Drittel E-Rechnungen aus. In diesem Beitrag erfahren Sie, wer betroffen ist, was das neue Schreiben des Bundesfinanzministeriums ändert und wie Sie den Ablauf so einrichten, dass er Ihnen Arbeit abnimmt, statt neue zu machen.

Wer muss ab wann E-Rechnungen ausstellen?

Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon heute, beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Die IHK Region Stuttgart fasst den Zeitplan so zusammen:

• Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist.
• Ab 01.01.2027: Pflicht zum Ausstellen für Firmen, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag.
• Ab 01.01.2028: Pflicht für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen.

Entscheidend ist der Gesamtumsatz 2026, nicht einfach irgendein Vorjahresumsatz: Zur Definition verweist die IHK Region Stuttgart auf § 19 Abs. 3 UStG. Nach Darstellung von mdpgroup zählt dabei der gesamte Umsatz, nicht nur der Anteil mit Geschäftskunden. Ein Handwerksbetrieb aus dem Main-Kinzig-Kreis, der vor allem für Privatkunden arbeitet, kann also trotzdem über der Grenze liegen.

Ausgenommen sind laut IHK Region Stuttgart Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Auch Leistungen an nicht unternehmerisch tätige Vereine fallen nach Angaben der IHK Frankfurt am Main nicht darunter.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Eine E-Rechnung ist kein PDF im E-Mail-Anhang, sondern ein strukturierter Datensatz, den Software direkt weiterverarbeiten kann. Nach Angaben der IHK Frankfurt am Main muss sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, in der Praxis meist als XRechnung oder ZUGFeRD 2.x.

XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ohne passende Software kaum lesbar ist. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Zulässig ist ZUGFeRD laut Sage ab Version 2.0.1, die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. Maßgeblich ist immer der XML-Teil: Dort müssen alle Pflichtangaben stehen, das PDF dient nur zur Ansicht.

Bis Ende 2026 dürfen Sie noch Papierrechnungen schicken, für ein einfaches PDF brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers (Quelle: IHK Frankfurt am Main). Wer mit großen Kunden per EDI abrechnet, kann das laut IHK Region Stuttgart auch 2027 mit Zustimmung des Empfängers tun.

Neu seit Oktober 2026: das dritte BMF-Schreiben

Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium ein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht (Quelle: PwC). An der Pflicht ab 2027 hält das Ministerium fest (Quelle: ad-hoc-news). E-Rechnungen, die bis 31.12.2026 nach den bisherigen Vorgaben ausgestellt werden, beanstandet die Finanzverwaltung laut PwC nicht, auch nicht beim Vorsteuerabzug.

Die wichtigsten Klarstellungen für den Alltag nach Haufe:

• Leistungsbeschreibung: Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf Vertrag oder Anlage genügt nicht.
• Anzahlungen in der Schlussrechnung: Bis 30.06.2030 sind zwei Wege erlaubt, über das Feld BT-113 mit Details in BT-22 oder über einen eingebetteten Anhang.
• Bauleistungen: Summen je Gewerk sind bis 30.06.2030 zulässig.
• Bruttopreisrechnungen: Gesamtsummen je Steuersatz reichen bis 31.12.2027.
• Korrekturen: E-Rechnungen werden per Gutschrift korrigiert, wenn das vereinbart ist. Das „Rotstiftverfahren“ gilt nur für sonstige Rechnungen.
• Validierung: Sie ist keine Voraussetzung für die Gültigkeit, ein staatliches Prüftool ist nicht geplant.

Für Handwerk und Bau wichtig: Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der Pflicht ausgestellt wurden, müssen laut raffirechnet keine E-Rechnungen sein. Wer also im Herbst 2026 eine Baustelle in Hanau-Steinheim beginnt und erst 2027 abrechnet, sollte mit dem Steuerbüro klären, wie die Schlussrechnung aussehen muss.

Was passiert, wenn Sie nicht umstellen?

Ein Bußgeld droht nicht: Wer statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellt, begeht laut raffirechnet keine Ordnungswidrigkeit. Das eigentliche Risiko tragen Ihre Kunden, denn sie können den Vorsteuerabzug verlieren. Spätestens dann wird aus einer Formatfrage ein Problem für die Geschäftsbeziehung.

Fehler werden nach derselben Quelle unterschiedlich bewertet: Ein Formatfehler macht die Datei zur sonstigen Rechnung, ein Geschäftsregelfehler zählt nur, wenn er eine Pflichtangabe betrifft. Eine automatische Prüfung vor dem Versand lohnt sich deshalb, auch wenn sie gesetzlich nicht vorgeschrieben ist.

Auf eine Verschiebung sollten Sie nicht setzen. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat Ende August 2026 gefordert, den Start auf den 01.01.2028 zu verlegen (Quelle: Deutsche Handwerks Zeitung). Ein Beschluss dazu ist nicht bekannt, und bis August 2026 gab es laut Accountable kein Gesetzgebungsverfahren.

E-Rechnung automatisieren: vom Angebot bis zur Buchhaltung

Die Pflicht ist ein guter Anlass, den ganzen Ablauf anzusehen. Laut ZDH-Umfrage läuft die Verarbeitung in vielen Betrieben noch manuell, und etwa die Hälfte empfindet E-Rechnungen als aufwendiger als PDFs. Der Aufwand entsteht meist dort, wo dieselben Daten mehrfach abgetippt werden.

So kann eine durchgängige Kette aussehen:

1. Anfrage: Ein KI-Agent beantwortet Anfragen per E-Mail oder über das Formular auf Ihrer Webseite und legt den Kontakt mit allen Angaben im CRM an.
2. Angebot: Aus Leistungen, Mengen und Ihren Preisen wird das Angebot automatisch erstellt. Sie prüfen es und geben es frei.
3. Auftrag: Nimmt der Kunde an, werden die Daten ohne erneutes Abtippen übernommen.
4. E-Rechnung: Aus dem Auftrag entsteht die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD, mit allen Pflichtangaben im strukturierten Teil. Vor dem Versand wird sie automatisch geprüft.
5. Buchhaltung und Archiv: Die Rechnung geht an Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Steuerbüro und wird geordnet abgelegt.

Der Rückweg funktioniert genauso: Eingehende E-Rechnungen werden erkannt, geprüft und die Daten an der richtigen Stelle im CRM abgelegt. Solche Abläufe richten wir als KI-Automationen ein, abgestimmt auf Ihre vorhandene Software. Das CRM nutzen Sie mit unbefristetem Nutzungsrecht ohne Lizenzkosten; Beratung und Einrichtung finden Sie bei unserem KI-Service.

Die Freigabe bleibt dabei immer bei Ihnen: Die Automation nimmt Routinearbeit ab, die Verantwortung für Inhalt und Steuer liegt weiter beim Unternehmen. Wenn ein KI-Agent direkt mit Kunden schreibt, beachten Sie außerdem die Transparenzpflichten für Chatbots.

Sonderfall Onlineshop: Geschäftskunden im Checkout erkennen

Wer über einen Onlineshop auch an Firmen verkauft, braucht eine saubere Trennung. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen, entscheidend ist also, dass der Shop erkennt, wer bestellt. Ein Feld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Checkout ist dafür der einfachste Weg.

Für WooCommerce gibt es nach Angaben eines Anbieters von E-Rechnungs-Lösungen Plugins für ZUGFeRD und XRechnung. Bei Shopify fehlt laut derselben Quelle die native Unterstützung, dort braucht es eine zusätzliche App. Welche Erweiterungen in einen gut aufgestellten Shop gehören, lesen Sie im Beitrag zum WooCommerce-Shop, Besonderheiten für Händler zeigt der Beitrag zu Shopify im Rhein-Main-Gebiet.

Checkliste: E-Rechnung automatisieren bis zum 31.12.2026

Bis zum Jahresende bleiben nur noch wenige Wochen. Ob Ihr Betrieb in Hanau, Frankfurt oder Aschaffenburg sitzt, diese Schritte sollten Sie jetzt angehen:

• Gesamtumsatz 2026 mit dem Steuerbüro abschätzen und klären, ob die Pflicht für Sie ab 2027 oder ab 2028 gilt.
• Empfang prüfen: Kommen E-Rechnungen heute schon an der richtigen Stelle an und werden sie lesbar dargestellt?
• Format festlegen: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, je nachdem, was Ihre Kundschaft erwartet.
• Rechnungsvorlagen anpassen: vollständige Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil, Anzahlungen und Korrekturen nach den neuen Regeln.
• Ablauf vom Angebot bis zur Buchhaltung aufschreiben und die Stellen markieren, an denen heute abgetippt wird.
• Testrechnungen an einige Stammkunden senden, solange die Nichtbeanstandung bis 31.12.2026 gilt (Quelle: PwC).
• Aufbewahrung regeln: Die Frist für Rechnungen wurde laut IHK Karlsruhe von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Ab wann das für Ihre Belege gilt, klären Sie am besten mit dem Steuerbüro.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Binden Sie Ihr Steuerbüro früh ein: Es klärt die steuerlichen Fragen, wir kümmern uns um die technische Umsetzung, damit Angebote, Rechnungen und Kundendaten zusammenpassen.

Häufige Fragen

Quellen

1. IHK Region Stuttgart – Ende der Übergangsfrist für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz
2. IHK Frankfurt am Main – E-Rechnungspflicht ab 2025
3. mdpgroup – E-Rechnungspflicht 2027: Ab welcher Umsatzgrenze sind Sie betroffen?
4. Sage – E-Rechnung 2026: Was bedeuten die neuen BMF-Klarstellungen für Unternehmen?
5. PwC Steuern & Recht – BMF: Ergänzende Regelungen zur elektronischen Rechnung
6. Haufe – BMF: Ergänzende Regelungen zur E-Rechnung
7. ad-hoc-news – E-Rechnung: BMF hält an Pflicht ab 2027 für Firmen über 800.000 Euro fest
8. raffirechnet – Drittes BMF-Schreiben zur E-Rechnung 2026
9. ZDH – E-Rechnung für Betriebe: noch mehr Aufwand statt Entlastung
10. Deutsche Handwerks Zeitung – E-Rechnungspflicht 2027: Handwerk fordert ein Jahr Aufschub
11. Accountable – Wird die E-Rechnungspflicht auf 2028 verschoben?
12. kostenlose-erechnung.de – E-Rechnung für Online-Shops: WooCommerce, Shopify & Co. 2026
13. IHK Karlsruhe – 4. Bürokratieentlastungsgesetz: Neuerungen im Steuerrecht